Das mobile und papierlose Büro – Tipps, Tools und Fragen (Updates)

Örtliche Unabhängigkeit gehört zu den großen Vorteilen der Freiberuflichkeit. Doch diese Freiheit ist auch eine Herausforderung, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation. Meine Tool-Tipps und Fragen, die sich in den vergangenen Monaten angesammelt haben.

In 2012 habe ich die örtliche Freiheit bewusst stärker als zuvor in meinen Arbeitsalltag integriert und zu schätzen gelernt. Ich bin das ganze Jahr lang alle zwei Wochen zwischen Redaktion und Home-Office oder Gemeinschaftsbüro gependelt. In fünf Monaten des vergangenen Jahres habe ich Smartphone und Notebook eingepackt und von ganz woanders aus gearbeitet. So war ich wiederholt für dekopause, das Online-Tauchmagazin, das ich leite, für mehrere Tage in Österreich unterwegs. Ein Stückchen Freelancer-Traum.

Foto: Heinz Toperczer / www.tophai.at
Artikel: dekopause.ew80.de/2012/gruener-see-oesterreich

Doch wie bleibe ich zuverlässig, wenn sich die Arbeitsumgebung ständig ändert? Wie behalte ich den Überblick, wenn ich mich ständig auf völlig unterschiedliche Themen, Termine, Deadlines, Arbeitsgeräte, Ansprechpartner und Telefonnummern einstellen muss? Wie gestalte ich Teamwork, wenn die Teammitglieder hunderte Kilometer voneinander entfernt sind? Und was ist der ideale Weg im Umgang mit Post und wichtigen Dokumenten, wenn ich von zwei oder drei verschiedenen Geräten darauf zugreifen will, ortsunabhängig?

Tool-Tipps für die Arbeitsorganisation

Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die Freiberuflern bei der Organisation ihrer Arbeit helfen, auch mobil. Die Wichtigsten sind für mich:

  1. EVERNOTE, Evernote-App und -Web-Clipper für den Browser: Evernote speichert und sortiert Links, Dokumente, multimediale Dateien, Ideen, macht diese teilbar, erweiterbar und durchsuchbar. Es ist meine Themenkladde, meine Werkzeug-Sammlung und mein Artikel-Archiv. Das Tool ist aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, es ist mein Gehirn und meine Schaltzentrale. In derzeit 17 Notizbüchern sammle ich Themenideen fürs Tauchmagazin und für Stift & Blog,  Posting-Ideen für meine Facebook-Seiten, Links zu nützlichen Tools, SEO-Tipps, Artikel und Tools zu Datenjournalismus, Quellen und Hintergrund-Infos für bestimmte Themen, Interview-Fragen, Berufsinfos und vieles mehr. Ich mag nicht mehr ohne Evernote arbeiten! Die mannigfaltigen Funktionen zu erklären würde hier den Rahmen sprengen. Infos dazu gibt es auf der Evernote-Website, im Leitfaden für die ersten Schritte und bei YouTube.
  2. Trello und Trello-App: Trello vereinfacht das Verwalten größerer Projekte und ist vor allem für Teamarbeit super geeignet. Es funktioniert nach dem Kanban-Prinzip, mit dem Projekte und Aufgaben in Produktionsschritte unterteilt und dann zugewiesen werden. So sieht man jederzeit, welche Teilbereiche des Projektes welchen Status haben (To Do, Doing, Done, Archived) und wer daran arbeitet. Außerdem können die Teammitglieder zu den Teilaufgaben kommunizieren, multimediale Dateien in die To-Dos laden und Deadlines festlegen. Ich arbeite im Zweierteam mit Trello, grenzenlos über geographische Entfernungen und verschiedene Arbeitsgeräte hinweg. Die App ist noch etwas verbesserungswürdig, funktioniert aber. Hier geht’s zur Trello-Tour.
  3. Telety.pe und Telety.pe-App: Mit Telety.pe verwalte ich meine tägliche To-Do-Liste. Aufgaben und Termine lassen sich mit Tags versehen und so praktisch durchsuchen, man kann Erinnerungen per Mail oder mobil einstellen, erledigte Aufgaben lassen sich durchstreichen und archivieren. Auch Teamwork ist möglich, dafür gibt es aber bessere Tools (s.o.). Telety.pe kommt aus Hamburg, ist aus “The Deadline” entstanden und man merkt, dass stetig weiterentwickelt wird. Ich hoffe, das betrifft auch die App, denn die kommt nicht mit, wenn im Browser Aufgaben aktualisiert werden und erinnert einen dann an längst erledigte oder verschobene To-Dos. Neue Aufgaben lassen sich aber auch mobil hinzufügen.
  4. Mite:  Mite ist ein Tool für die Zeiterfassung und Honorarberechnung und richtet sich an Teams und Freiberufler. Es ist aus meiner Sicht das sympathischste Tool aus meiner Liste, denn es wird von einem Duo mit Sitz in Berlin und Hamburg betrieben, ist ordentlich aufgemacht, liefert schöne Statistiken, hat wunderbar formulierte AGB und ist mit etwas Eingewöhnung sehr detailliert und tiefgehend nutzbar. Mite sagt dem Nervfaktor bei der Zeiterfassung den Kampf an – “mit Funktionalität, Flexibilität und Eleganz”, wie es auf der Website heißt. Kann ich bestätigen. Obendrein sind die Macher meiner Erfahrung nach hilfsbereit, wenn man Fragen hat. Eine App gibt es nicht, aber Mite lässt sich sehr gut über den mobilen Browser nutzen. Mite kann man 30 Tage lang testen, danach kostet es 5 Euro / Monat. Kündigung ist unkompliziert möglich. Hier geht’s zu den F.A.Q. und hier zur Mite-Tour.
  5. Dropbox und Dropbox-App: Der Cloud-Dienst Dropbox ist mittlerweile recht bekannt. Dropbox speichert Dateien in der virtuellen Cloud, so dass sie von überall aus zugänglich sind, auf Wunsch auch für mehrere Personen. Diskussionen gibt es regelmäßig zum Datenschutz bei der Nutzung solcher Dienste, doch Dropbox hat einen guten Ruf. Eine Alternative bzw. Ergänzung ist zum Beispiel Google Drive. Beides nutze ich, vorzugsweise aber Dropbox. Hier geht’s zur Tour.

Jetzt seid ihr dran – ich suche eure Tipps!

Ich würde diesen Beitrag gerne um eure Ideen und Erfahrungen erweitern. Vor allem Antworten auf die folgenden Fragen interessieren mich:

  • Welche Tools nutzt ihr für die Arbeitsorganisation? Kennt ihr weitere oder bessere?
  • Welche Daten und Unterlagen speichert ihr in der Cloud? Ich weiß von Leuten, deren Büro papierlos ist und die jedes Dokument – vom Mietvertrag bis zu Rechnungen – digital speichern. Da hätte ich gerne Tipps und Erfahrungen, denn das ist auch für mich zunehmend ein Thema, wenn ich weiterhin viel unterwegs bin.
  • Macht ihr euch Sorgen um die Sicherheit eurer Dokumente in der Cloud? Nutzt ihr Verschlüsselungsdienste? Wann ja, welche?

So, und jetzt hoffe ich auf Anregungen von euch, in den Kommentaren, bei Facebook, Google Plus oder Twitter! :)

Ergänzung, 3.1.: Bei “Selbständig im Netz” gibt es seit heute einen lesenswerten Artikel zu den Risiken in der Cloud mit Pro- und Contra-Argumenten zu entsprechenden Diensten für Selbstständige. Ein älterer Artikel behandelt dort außerdem, was man bei der Anbieter-Auswahl beachten sollte.

Updates, 4.1. und 9.1.: Mittlerweile sind auf verschiedenen Kanälen Tipps zu weiteren Tools eingegangen, die ich hier kurz aufliste:

  • Eine einfache und nahe liegende Lösung für Dokumente kann Gmail sein, indem man Dokumente an sich selbst mailt. Danke an @evawolfangel!
  • Für die Kundenverwaltung wurde mir bei Facebook vtiger empfohlen. vtiger muss auf dem Server installiert werden, ist Freeware, eignet sich für die Organisation von Kundengesprächen und Bestandskunden und ist auch im Team nutzbar.
  • Für die Rechnungsverwaltung wurden Facturandum und GrandTotal (für Macs) empfohlen, siehe Kommentare – danke an Stefan und Oliver!
  • Für Mac-Nutzer wurde die To-Do- und Erinnerungs-App Alarms bei Facebook empfohlen.
  • Ebenfalls für Mac- und iOS-Nutzer wurde mir Things empfohlen. Das Tool hilft bei der Aufgabenverwaltung. Danke an @pewild!
  • Gleich zwei Mal wurde mir als Lesetipps das Buch “Paperless” von David Sparks empfohlen. Erhältlich ist es z.B. bei iTunes. Danke an @pewild und Stefan Wild!
  • Mac-User könnte das Tool DEVONthink gefallen – es hilft bei der Verwaltung von Dokumenten im papierlosen Büro. Ich danke @Anhaeuser für den Tipp!

Update, 17.1.: Martin Giesler hat 60+ Apps, Tools und Websites gesammelt, die ihm zufolge jeder Journalist kennen sollte. Die bezieht sich eher nicht auf Hilfe bei der Arbeitsorganisation, ist aber trotzdem empfehlenswert.

Update, 17.2.: Christian Häfner, Geschäftsführer von FastBill, schlägt unten in den Kommentaren das Tool für die Buchhaltung vor. FastBill ist webbasiert und es lassen sich Rechnungen und Angebote erstellen, per Link, Mail oder Post verschicken, man kann Belege erfassen (per Mail-Inbox oder Scan-App), seine Finanzen überblicken und alles unkompliziert an den Steuerberater übergeben. FastBill kann man 30 Tage kostenlos testen, danach kostet es 5 Euro pro Monat.

Update, 18.2.: Jacqueline riet mir in den Kommentaren eines anderen Beitrags hier im Blog zu Easybill und Billomat zur Rechnungsverwaltung – danke dafür!

Vielen Dank für eure Hinweise!

15 Kommentare

  1. Hallo ska,
    der Artikel ist hochinteressant und ich bin mit dem Geschriebenen einverstanden. Ich würde gerne zum Thema papierloses Büro ein paar Gedanken teilen. Mein Unternehmen digitalisiert Papierakten und macht dadurch Büros zum papierlosen Büro. Wir benutzen vor allem digitale Onlinearchivierung und DOCUframe Dokumentenmanagement.
    Mehr Informationen findet ihr hier: http://www.docubyte.de/de/blog/scan-service-scanservice/

    Mit vielen Grüßen, Holger Martens DOCUBYTE

  2. Liebe Leute,
    ich mache mir auch gerade Gedanken wie ein Workflow in meinem bescheidenen Büro aussehen könnte und bin bei der Suche paperless auch auf dieses blog gestossen.
    Meine Werkzeuge sind ein Scanner Ix500 und Devonthink. Da versuche ich mich gerade einzuarbeiten.
    Grundsätzlich ist zu sagen….
    Ich muss davon ausgehen, dass sämtlichen webbasierten Anwendungen als Geschäftsmodell der Verkauf von Daten (unseren Daten) zugrunde liegt. Desweitern kann man davon ausgehen, dass unsere Daten sensibler Natur oder auch nicht, von den bekannten Diensten eingefangen werden. Das ist so und lässt sich auch nicht verharmlosen oder schön reden. Dazu gehören sämtliche Cloud Dienste, die einzig dazu da sind Daten abzugreifen und weiterzugeben. Google Dienste sind zu meiden. gmail ist ein nogo.
    Die sicherste Lösung ist die eigene Cloud zuhause, auf einem NAS, der nicht am Netz hängt.
    my2cents

    1. Hallo Jürgen! Ich sehe das Thema inzwischen auch noch etwas kritischer (dieser Beitrag ist ja schon bald zwei Jahre alt), bin aber weiterhin nicht generell gegen die Nutzung cloudbasierter Dienste. Es kommt auch darauf an, welche Daten man dort ablegt und die Verantwortung liegt bei jedem selbst. Trotzdem ist es wichtiger denn je, auf das Thema Datenschutz hinzuweisen und diese Dienste kritisch zu beleuchten. Das passiert noch zu selten und ich finde es auch schwierig, das zu tun. Daher danke für die Anregung!

  3. Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.

    Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe:

    – Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)

    – Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)

    Unsere Community: http://www.paperless-pioneers.de

    Grüße André

  4. Hey Sonja, toller Artikel auch wenn ich kein Journalist bin :)

    Da das Thema Papierloses Büro und Papierloses Arbeiten weiterhin Fahrt auf nimmt, habe ich mich kurzerhand dazu entschlossen eine Community zu gründen um allen Paperless Pioneers die Chance zu geben sich an einem Ort zu versammeln um Ihre Ideen und Meinungen auszutauschen:

    Paperless Pioneers | scan hard – work smart

    Url: http://www.paperless-pioneers.de

    Es handelt sich dabei um eine stetig wachsende Community wie hier auch, nur das wir uns ausserhalb der Socials bewegen, nicht jeder nutzt Heutzutage FB,Twitter und G+. So hat quasi jeder die Chance mitzumachen *gg

    Wenn Du Interesse hasst ein “Paperless Pioneer” der ersten Stunde zu werden, dann würde ich Dich mich freuen, wenn wir uns bald in der Community sehen.

    Vorab kannst Du natürlich Fragen stellen bzw. würde ich mich gerne über Deine Meinung zu dieser Aktion sehr freuen

    Paperless Grüße
    André

  5. Hallo, ich weiß der Artikel wurde vor einiger Zeit veröffentlicht, aber ich sehe, dass du ihn immer noch aktualisierst, also danke dafür! Stimme dir bei Evernote ein, ist super hilfreich. Da du auch ein Team hast (oder hattest), würde ich dir auch Slack oder Asana empfehlen- wir benutzen diese Apps und sie helfen uns bei der Kommunikation, damit jeder auf der gleichen Seite ist. Außerdem benutzen wir primaERP für die Zeiterfassung- ist kostenlos für 3 Nutzer und für selbständige aber auch kleine Teams hilfreich! Mit diesen 4 Apps, plus GoogleDrive, kann man einigermaßen ein papierloses Büro haben (ich persönlich denke ganz papierlos geht es nicht) :-)

  6. Für mein papierloses Büro nutze ich Evernote, alles was kommt wird gescannt und in die Cloud geladen. Um die Sicherheit mach ich mir nicht wirklich Gedanken bei Evernote. Auch wenn im Internet nichts wirklich sicher ist, aber was würde im worst case passieren? Hätte in Hacker eine Flut an Rechnungen, Steuerbescheiden, Kassenzetteln…Nicht schön aber es gibt schlimmers.

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