Das mobile und papierlose Büro – Tipps, Tools und Fragen (Updates)

Örtliche Unabhängigkeit gehört zu den großen Vorteilen der Freiberuflichkeit. Doch diese Freiheit ist auch eine Herausforderung, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation. Meine Tool-Tipps und Fragen, die sich in den vergangenen Monaten angesammelt haben.

In 2012 habe ich die örtliche Freiheit bewusst stärker als zuvor in meinen Arbeitsalltag integriert und zu schätzen gelernt. Ich bin das ganze Jahr lang alle zwei Wochen zwischen Redaktion und Home-Office oder Gemeinschaftsbüro gependelt. In fünf Monaten des vergangenen Jahres habe ich Smartphone und Notebook eingepackt und von ganz woanders aus gearbeitet. So war ich wiederholt für dekopause, das Online-Tauchmagazin, das ich leite, für mehrere Tage in Österreich unterwegs. Ein Stückchen Freelancer-Traum.

Doch wie bleibe ich zuverlässig, wenn sich die Arbeitsumgebung ständig ändert? Wie behalte ich den Überblick, wenn ich mich ständig auf völlig unterschiedliche Themen, Termine, Deadlines, Arbeitsgeräte, Ansprechpartner und Telefonnummern einstellen muss? Wie gestalte ich Teamwork, wenn die Teammitglieder hunderte Kilometer voneinander entfernt sind? Und was ist der ideale Weg im Umgang mit Post und wichtigen Dokumenten, wenn ich von zwei oder drei verschiedenen Geräten darauf zugreifen will, ortsunabhängig?

Tool-Tipps für die Arbeitsorganisation

Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die Freiberuflern bei der Organisation ihrer Arbeit helfen, auch mobil. Die Wichtigsten sind für mich:

1. EVERNOTE, Evernote-App und -Web-Clipper für den Browser: Evernote speichert und sortiert Links, Dokumente, multimediale Dateien, Ideen, macht diese teilbar, erweiterbar und durchsuchbar. Es ist meine Themenkladde, meine Werkzeug-Sammlung und mein Artikel-Archiv. Das Tool ist aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, es ist mein Gehirn und meine Schaltzentrale. In derzeit 17 Notizbüchern sammle ich Themenideen fürs Tauchmagazin und für Stift & Blog,  Posting-Ideen für meine Facebook-Seiten, Links zu nützlichen Tools, SEO-Tipps, Artikel und Tools zu Datenjournalismus, Quellen und Hintergrund-Infos für bestimmte Themen, Interview-Fragen, Berufsinfos und vieles mehr. Ich mag nicht mehr ohne Evernote arbeiten! Die mannigfaltigen Funktionen zu erklären würde hier den Rahmen sprengen. Infos dazu gibt es auf der Evernote-Website, im Leitfaden für die ersten Schritte und bei YouTube.
2. Trello und Trello-App: Trello vereinfacht das Verwalten größerer Projekte und ist vor allem für Teamarbeit super geeignet. Es funktioniert nach dem Kanban-Prinzip, mit dem Projekte und Aufgaben in Produktionsschritte unterteilt und dann zugewiesen werden. So sieht man jederzeit, welche Teilbereiche des Projektes welchen Status haben (To Do, Doing, Done, Archived) und wer daran arbeitet. Außerdem können die Teammitglieder zu den Teilaufgaben kommunizieren, multimediale Dateien in die To-Dos laden und Deadlines festlegen. Ich arbeite im Zweierteam mit Trello, grenzenlos über geographische Entfernungen und verschiedene Arbeitsgeräte hinweg. Die App ist noch etwas verbesserungswürdig, funktioniert aber. Hier geht’s zur Trello-Tour.
3. Telety.pe und Telety.pe-App: Mit Telety.pe verwalte ich meine tägliche To-Do-Liste. Aufgaben und Termine lassen sich mit Tags versehen und so praktisch durchsuchen, man kann Erinnerungen per Mail oder mobil einstellen, erledigte Aufgaben lassen sich durchstreichen und archivieren. Auch Teamwork ist möglich, dafür gibt es aber bessere Tools (s.o.). Telety.pe kommt aus Hamburg, ist aus “The Deadline” entstanden und man merkt, dass stetig weiterentwickelt wird. Ich hoffe, das betrifft auch die App, denn die kommt nicht mit, wenn im Browser Aufgaben aktualisiert werden und erinnert einen dann an längst erledigte oder verschobene To-Dos. Neue Aufgaben lassen sich aber auch mobil hinzufügen.
4. Mite:  Mite ist ein Tool für die Zeiterfassung und Honorarberechnung und richtet sich an Teams und Freiberufler. Es ist aus meiner Sicht das sympathischste Tool aus meiner Liste, denn es wird von einem Duo mit Sitz in Berlin und Hamburg betrieben, ist ordentlich aufgemacht, liefert schöne Statistiken, hat wunderbar formulierte AGB und ist mit etwas Eingewöhnung sehr detailliert und tiefgehend nutzbar. Mite sagt dem Nervfaktor bei der Zeiterfassung den Kampf an – “mit Funktionalität, Flexibilität und Eleganz”, wie es auf der Website heißt. Kann ich bestätigen. Obendrein sind die Macher meiner Erfahrung nach hilfsbereit, wenn man Fragen hat. Eine App gibt es nicht, aber Mite lässt sich sehr gut über den mobilen Browser nutzen. Mite kann man 30 Tage lang testen, danach kostet es 5 Euro / Monat. Kündigung ist unkompliziert möglich. Hier geht’s zu den F.A.Q. und hier zur Mite-Tour.
5. Dropbox und Dropbox-App: Der Cloud-Dienst Dropbox ist mittlerweile recht bekannt. Dropbox speichert Dateien in der virtuellen Cloud, so dass sie von überall aus zugänglich sind, auf Wunsch auch für mehrere Personen. Diskussionen gibt es regelmäßig zum Datenschutz bei der Nutzung solcher Dienste, doch Dropbox hat einen guten Ruf. Eine Alternative bzw. Ergänzung ist zum Beispiel Google Drive. Beides nutze ich, vorzugsweise aber Dropbox. Hier geht’s zur Tour.

Jetzt seid ihr dran – ich suche eure Tipps!

Ich würde diesen Beitrag gerne um eure Ideen und Erfahrungen erweitern. Vor allem Antworten auf die folgenden Fragen interessieren mich:

• Welche Tools nutzt ihr für die Arbeitsorganisation? Kennt ihr weitere oder bessere?
• Welche Daten und Unterlagen speichert ihr in der Cloud? Ich weiß von Leuten, deren Büro papierlos ist und die jedes Dokument – vom Mietvertrag bis zu Rechnungen – digital speichern. Da hätte ich gerne Tipps und Erfahrungen, denn das ist auch für mich zunehmend ein Thema, wenn ich weiterhin viel unterwegs bin.
• Macht ihr euch Sorgen um die Sicherheit eurer Dokumente in der Cloud? Nutzt ihr Verschlüsselungsdienste? Wann ja, welche?

So, und jetzt hoffe ich auf Anregungen von euch, in den Kommentaren, bei Facebook, Google Plus oder Twitter! :)

Ergänzung, 3.1.: Bei “Selbständig im Netz” gibt es seit heute einen lesenswerten Artikel zu den Risiken in der Cloud mit Pro- und Contra-Argumenten zu entsprechenden Diensten für Selbstständige. Ein älterer Artikel behandelt dort außerdem, was man bei der Anbieter-Auswahl beachten sollte.

Updates, 4.1. und 9.1.: Mittlerweile sind auf verschiedenen Kanälen Tipps zu weiteren Tools eingegangen, die ich hier kurz aufliste:

• Eine einfache und nahe liegende Lösung für Dokumente kann Gmail sein, indem man Dokumente an sich selbst mailt. Danke an @evawolfangel!
• Für die Kundenverwaltung wurde mir bei Facebook vtiger empfohlen. vtiger muss auf dem Server installiert werden, ist Freeware, eignet sich für die Organisation von Kundengesprächen und Bestandskunden und ist auch im Team nutzbar.
• Für die Rechnungsverwaltung wurden Facturandum und GrandTotal (für Macs) empfohlen, siehe Kommentare – danke an Stefan und Oliver!
• Für Mac-Nutzer wurde die To-Do- und Erinnerungs-App Alarms bei Facebook empfohlen.
• Ebenfalls für Mac- und iOS-Nutzer wurde mir Things empfohlen. Das Tool hilft bei der Aufgabenverwaltung. Danke an @pewild!
• Gleich zwei Mal wurde mir als Lesetipps das Buch “Paperless” von David Sparks empfohlen. Erhältlich ist es z.B. bei iTunes. Danke an @pewild und Stefan Wild!
• Mac-User könnte das Tool DEVONthink gefallen – es hilft bei der Verwaltung von Dokumenten im papierlosen Büro. Ich danke @Anhaeuser für den Tipp!

Update, 17.1.: Martin Giesler hat 60+ Apps, Tools und Websites gesammelt, die ihm zufolge jeder Journalist kennen sollte. Die bezieht sich eher nicht auf Hilfe bei der Arbeitsorganisation, ist aber trotzdem empfehlenswert.

Update, 17.2.: Christian Häfner, Geschäftsführer von FastBill, schlägt unten in den Kommentaren das Tool für die Buchhaltung vor. FastBill ist webbasiert und es lassen sich Rechnungen und Angebote erstellen, per Link, Mail oder Post verschicken, man kann Belege erfassen (per Mail-Inbox oder Scan-App), seine Finanzen überblicken und alles unkompliziert an den Steuerberater übergeben. FastBill kann man 30 Tage kostenlos testen, danach kostet es 5 Euro pro Monat.

Update, 18.2.: Jacqueline riet mir in den Kommentaren eines anderen Beitrags hier im Blog zu Easybill und Billomat zur Rechnungsverwaltung – danke dafür!

Vielen Dank für eure Hinweise!